TALLER No 4

RECEPCION DE DOCUMENTOS
FUNCIONAMIENTO DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

1. NORMAS LEGALES

Que para la adecuada prestación de los servicios ofrecidos por las Unidades de Correspondencia de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, es necesario establecer pautas que hagan efectivo su cumplimiento bajo los principios que rigen la Administración Pública.

LEY 80 DE 1989, señala las funciones del Archivo General de la Nación, entre ellas la de fijar políticas y establecer los reglamentos necesarios y en su Acuerdo 07 de 29 de junio de 1994, adopta el Reglamento General de Archivos, como norma reguladora del quehacer archivístico.

LEY 594 DE 2000, tiene por objeto, establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado, por intermedio del Archivo General de la Nación.

LEY 527 DE 1999, define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales y establece las entidades de certificación.Que el Gobierno Nacional ha diseñado la Agenda de Conectividad, como una política de Estado, que busca masificar el uso de las tecnologías de la información en Colombia y con ello aumentar la competitividad del sector productivo, modernizar las instituciones públicas y socializar el acceso a la información, dándole carácter legal mediante la Directiva Presidencial No. 02 del 2000.

DECRETO 2150 DE 1995, suprime y reforma regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.Que la planeación, programación, organización, dirección y avance de las entidades, se logran entre otros, mediante el uso oportuno y adecuado de la información y en consecuencia se hace necesario normalizar los procedimientos de correspondencia como parte integral de la gestión documental.

ACUERDO 060-2001

ARTILCULO 3. Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión , centrales e históricos.Cuando existan regionales, deberán contar con unidades de correspondencia en cada una de sus sedes y si existen varias sucursales en una misma ciudad, la entidad determinará conforme a sus necesidades, si centralizan en una de ellas la recepción de las comunicaciones oficiales, o si en cada sede, habrá unidad de correspondencia. En todo caso, se debe propender por el control y normalización unificado en cada entidad.Las unidades de correspondencia, deberán contar con personal suficiente y debidamente capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico u otros, que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la administración pública.

2. NORMAS TÉCNICAS

La Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., utiliza las pautas señaladas en la Norma Técnica NTC-1486 de ICONTEC para la elaboración de comunicaciones.Se han establecido dos clases de comunicación:
Comunicación Interna:Memorando Forma 102-F-036. Plantilla de Word, instalada en todos los equipos de la Entidad. El memorando debe ser utilizado para la correspondencia que se dirija al interior de cada oficina y entre las dependencias de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. desde y para todos los niveles jerárquicos y no requiere la elaboración de sobres. Se enviará a través del correo electrónico, a fin de agilizar el conocimiento de los mismos. Los memorandos que requieran ser radicados, serán enviados al C.D.I. para ser ingresados en el Sistema.

Comunicación Externa:
Oficio Forma 102-F-032. Plantilla de Word, instalada en todos los equipos de la Entidad. Se utiliza para la correspondencia que se dirija a las Entidades Oficiales, Gabinete Distrital, Personas Naturales o Jurídicas.Para esta correspondencia, el Centro de Documentación e Información utilizará sobres ventanilla. Para aquellas radicaciones o envíos de correspondencia que exijan un sobre de tamaño diferente, la dependencia responsable deberá diligenciarlo, aportando los datos completos y organizados del destinatario reflejando una buena imagen de la entidad.

Juego de Correspondencia:
El juego de correspondencia para todos los casos, está conformado por original y dos copias, con el siguiente destino:Original: Destinatario.1ª Copia: Consecutivo General del C.D.I.2ª Copia:

Dependencia responsable.
(Código que aparece en la comunicación)Copias extras: Las que anuncie la comunicación.

RADICACIÓN
Es el procedimiento mediante el cual se otorga un número de registro consecutivo a una comunicación, es fundamental que se tenga en cuenta que se consideran oficiales las comunicaciones que sean radicadas (Registradas) a través del Centro de Documentación e Información; por lo tanto las dependencias deben abstenerse de recibir o distribuir correspondencia por otro conducto.
Radicación de EntradasLa correspondencia recibida en la ventanilla de radicación se clasifica en: Oficial, confidencial o reservada y personal.

OFICIAL.
Debe abrirse por el funcionario encargado de este proceso de radicación y otorgarle el direccionamiento de acuerdo con el asunto y no por nombre del destinatario.

CONFIDENCIAL O RESERVADA Y PERSONAL.
No se abre ni se radica, se traslada a través de la correspondiente carpeta y se entrega en la oficina correspondiente.
Radicación InternaEs la correspondencia recibida en el C.D.I., se clasifica en Memorandos y Oficios Internos.

MEMORANDOS.
Se otorga el direccionamiento respectivo, se diligencian los campos para el S.A.T., y se radica.

OFICIOS INTERNOS.
Oficio Forma 102-F-032. Se identifica porque son comunicaciones que se envían las dependencias de la Secretaría General entre sí. Se otorga el direccionamiento respectivo, se diligencian los campos para el S.A.T., y se radica.

Radicación Externa

OFICIOS EXTERNOS.
Oficio Forma 102-F-032. Son las comunicaciones que envían las dependencias de la Secretaría General para las Entidades Oficiales, Gabinete Distrital, Personas Naturales o Jurídicas. Se otorga el direccionamiento respectivo, se diligencian los campos para el S.A.T., y se radica.

PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS
Cuando se trate de respuestas a comunicaciones, es de obligatorio cumplimiento aportar el número de radicación con que ingresó la primera comunicación o de petición, esto permite el encadenamiento de las comunicaciones y responder consultas en forma clara y veraz.

MENSAJERÍA
El Centro de Documentación e Información realizará recorridos internos y externos con el fin de prestar un servicio eficiente y oportuno en la entrega y recepción de las comunicaciones, para tal efecto, se utilizarán carpetas de color azul y verde, identificadas con el código de las dependencias, se debe hacer buen uso de la carpeta dentro de los horarios establecidos y utilizarla siempre para todos los registros, controles y servicios del Centro de Documentación e Información.Se recomienda de manera especial a los funcionarios responsables y designados por la jefatura en cada dependencia del recibo, verificación y control de la correspondencia, retirar los documentos que llegan en la carpeta inmediatamente llega el funcionario C.D.I., con el fin de verificar el correcto direccionamiento de la correspondencia o hacer las devoluciones que sean del caso, anotándolas en el reporte correspondiente.
Mensajería Externa.
El Centro de Documentación e Información programará sus servicios de mensajería externa, de acuerdo con las solicitudes oficiales recibidas de las distintas dependencias a través de los recorridos internos.
Las solicitudes oficiales de diligencias a cumplir en las horas de la mañana, deben llegar al C.D.I. en las horas de la tarde del día anterior, las que son recibidas en los recorridos de la mañana, serán enviadas en la tarde.
Los mensajeros Motorizados salen de la Secretaría General todos los días a las 8:30 a.m. y regresan a las 12:00 m., vuelven a salir a la 1:30 p.m., y regresan a las 5:30 p.m., con la ruta cumplida. Es importante resaltar que los mensajeros motorizados transportarán documentación de carácter oficial, por ningún motivo se atenderán peticiones de tipo personal, ni se permitirá el transporte de elementos.
Para el cumplimiento de las funciones de mensajería externa, el funcionario asignado diligenciará la planilla de control, en donde hará firmar, nombre, hora y fecha de entrega y consignará las observaciones sobre devoluciones que se presenten.
Correo.
El Centro de Documentación e Identificación presta el servicio de correo certificado a nivel local, nacional e internacional a través de la Administración Postal Nacional (ADPOSTAL) para este tipo de documentación el C.D.I utiliza sobre ventanillas, para la correspondencia que exija un sobre de tamaño diferente, la dependencia responsable deberá diligenciarlo, aportando los datos completos y organizados del destinatario.
Finalmente hay que reiterar que la aplicación de estos procedimientosserán de beneficio operativo para las diferentes dependencias que conforman a cada empresa.

ELEMENTOS Y ÚTILES PARA LA LABOR DE RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTO

* Gancho legajador plástico

* Ganchos de Cosedora

* Resaltadores

* Tijeras

* Borrador

* A-Z Tamaño Oficio

* Archivadores
* Cosedora
* Perforadora *
* Formato DVD
* Sellos
* Sobres Manila Carta
* Sobre en Blanco
* Huellero
* Computador
* Impresora
* Scanner
* Fax
* Telefono
* Fotocopiadora.

CARTA DE AGRADECIMIENTO

LA CASA DEL SABIO LTDA

“El camino de la sabiduría”

Bogotá, 13 de agosto de 2010


Señora
Milena Castañeda
Bogotá D.C.



Por medio de la presente queremos hacerle llegar nuestro mas profundo agradecimiento por haber participado como disertante en el Seminario “El camino a la conservación, un Documento en buen estado”, en la Convención Nacional del Archivo General de la Nación, teniendo lugar esta ultima en el Centro de Convenciones Miguel Jiménez de Quesada, los días 4.5 y 6 de agosto.

Su invalorable aporte contribuyo a brindar un evento de gran calidad y satisfacción a los asistentes.

Reiterando una vez más nuestro agradecimiento, y quedando a su disposición, le saluda cordialmente.





July Eugenia Barreto Vivas
Secretaria Administrativa

Calle 15 No 8-23 Local 7 – Bogotá D.C. – Teléfonos 8911270 –Fax 8438695
Cel. 3103257035
E-mail: lacasadelsabioltda.blogspot.com

CARTA DE RENUNCIA

Bogotá 13 de agosto de 2010



Señor
Edwin Medina
Gerente General
Bogotá D.C



Durante los muchos años que trabajé para La Casa del Sabio Ltda, he podido aprender y desarrollar varios conocimientos que ayudaron a mejorar mis capacidades.

Aprecié grandemente estos años durante los cuales tuve la oportunidad de trabajar con gente extraordinaria, muchos de los cuales se conviertieron en mis amigos. Otros puestos de trabajos me permitar adquirir nuevos conocimientos. Siento tener que anunciarle mi renuncia como Asistente Administrativa. Por esto le informo que cesaré mi trabajo con dicha empresa el martes, 17 de agosto de 2010.

Agradezco a usted por la confianza que siempre deposito en mí y la oportunidad brindada.

July Eugenia Barreto VIvas

NTC 4490

LAS RUTAS DEL VATICANO

"Con el colapso de la resitencia alemana afinal de la segunda gerra nmundial, el gran temor de los
pueblos que vivían en Europa Oriental era de las tropas soviéticas que se acercaban no los liberaríasino que los esclavisarían. países enteros formarían de los boletines de guerra con lo cual Rooselvert recompensaría a Stalin. La libertad desaparecería y los ciudadanos que algunas vez solían viajar libremente de un país a otro se volverían virtualmente prisioneros de los regimenes comunistas detrás de las fronteraas cerradas.

La huida del régimen comunista, si había de ocurrir, tenía que efectuarse inmediatamente. Teniendo en cuenta semejante sitiación, multitudes de refugiados comenzarón a salir en procesión adelante del ejército rojo que avanzaba. Mesclados entre los que huían, y esperando ocultar su identidad en la confusión, estaban decenas de miles de criminales de guerra de Ucrania, Hungría, Rumania, Yugoslavia, Checoslovaquia y Alemania. Lo irónico del asunto es que muchos de ellos recibirían una más rápida y mejor ayuda que los refugiados legítimos, algunos de los cuales ellos habían encarcelado y torturado. Los defensores de Pío XII insisten que su silencio durante la guerra ante el hecho del Holocausto fue dictado por la necesidad de que la Iglesia permaneciera neutral..."




BASULDO, Julio. mbasualdo133[arroba]gmail.com Monografias.com > Historia

"NTC 1307 REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS"

JULIO VERNE

//EL MÉDICO, EL PANADERO Y LA MUERTE


I

"¡Frritt!... Es el viento que se desencadena.
¡Flacc! Es la lluvia que cae a torrentes.
Esta ráfaga mugiente, curva los áboles de la costa volsiniana y

va a estrellarse contra los flancos de la montaña de Crimma. A todo
lo largo del litoral, las altas rocas son roidas incesantemente por las
olas de ese vasto mar de Mélacroide...

V

¡Qué tiempo de Frritts y de Flaccs! Las campanas de Santa
Filfilena, empezaron a sonar implusadaspor la borrasca.
Mala señal. ¡Bah! E l doctoe Trifugasno es supersticioso. No
cree en nada, ni aun en su profesión, excepto en lo que le ruditúa.
¡Qué tiempo!... ¡Y qué camino! Guijarros, basura... Guijarros, desechos
arrojados por el mar a la playa, basuras que parecen crepitar
como los torrentes de carbón en los hornos...

VII

A la mañana siguiente se encontró sólo un cadáver en la casa del
Seis-Cuatro: el del doctor Trifulgas. Lo metieron en el féretro y fue
conducido con gran pompa hasta el cementerio de Luktrop, junto a
tantos otros a quien él había enviado allí según sus fórmulas.
En cuanto al perro, se dice que desde ese día corre por el
páramo con su linterna encendida aullando como perro abandonado."


VENE JULIO _EN__CONGRAINS MARTIN,Enrique. Los Mejores Cuentos y Relatos Del Genero De Horror: Obras Maestras de Grandes Autores 1 ed Bogotá enero de 1982. FORJA.
P 32-37.

COMUNICACION INTERNA

La casa del sabio Ltda.

05-LO-003054

Bogotá, 27 de julio de 2010


EDWIN MEDINA
Gerente General

Ref: Reembolso de Gasto

Con guía No 122221 de Julio 27/2010 de Axpres, enviamos los siguientes documentos:
• Legalización Reembolso de Gasto por valor de $ 540.000= con sus respectivos anexos.

Cordial saludo.

________________________.
JULY EUGENIA BARRETO
Secretaria Administrativa

TRANSCRIPCIÓN DE DOCUMENTOS "NTC 1487"

El diluvio carioca

"Aunque en Río de Janeiro todos los años llueve por esta época, el aguacero que cayó la semana pasada en la región ha sido el más mortífero de las últimas cuatro décadas.

En menos de 24 horas la ciudad quedó paralizada. Según el servicio meteorólogico de Brasil, el volumen de agua alcanzó los 30 centímetros, el doble del esperado para todo el mes de abril. El temporal cobró la vida de más de 100 personas y las autoridades calculan cientos de desaparecidos. Los habitantes de los barrios marginales ubicados en las laderas fueron los mas afectados debido a los deslizamientos de tierra que destruyeron decenas de viviendas. Y en Niteroi, situada al frente de la bahía, un derrumbe ha provocado por las lluvias sepulto a mas de 200 personas. Todavía faltan seis años para que Río sea la sede de los juegos Olímpicos, pero desde ya el país tiene que pensar en el enorme desafio de infraestructura que tiene por delante."

____________

TORRADO, Santiago. El diluvio carioca. En Semana.

Bogotá, Edición No 1458 (abril 2010); p.66.

TRANSCRIPCION DE DOCUMENTOS

" Hace ya mucho tiempo, en una tierra muy lejana, vivía un caballero que pensaba que era bueno, generoso y amoroso. Hacía todo lo que suelen hacer los caballeros buenos, generosos y amorosos. Luchaba contra los enemigos, que eran malos mezquinos y odiosos. Mataba dragones y rescataba Damisela en apuros. cuando en el asunto de la caballería había crisis, tenía la mala costumbre de rescatar damiselas incluso cuando ellas no deseaban ser rescatadas y, debido a esto, aunque muchas damas le estaban agradecidas, otras tantas se mostraban furiosas con el caballero. Él lo aceptaba con filosofía. Despues de todo, nos e puede contentar a todo el mundo..."

"El caballero lloraba de alegría. No volvería a ponerse la armadura y cabalgar en todas las direcciones nunca más. Nunca más vería la gente el brillante reflejo del acero, pensando que el sol estaba saliendo por el norte o poniéndose por el este. sonrío a través de sus lagrímas, ajeno a que una nueva y radiante luz irradiaba de él; una luz mucho más brillante y hermosa que la de su pulida armadura, una luz destellante como un arroyo, resplandeciente como la Luna, deslumbrante como el sol.

porque ahora el caballero era el arroyo. Era la Luna. Era el Sol. podía ser todas estas cosas a la vez, y más, por que era uno con el universo. Era amor."

Tomado del Libro

El caballero de la armadura Oxidada de Robert Fisher

PRUEBA EXAMEN No 15

MecaNet
Resultados del examen de mecanografía

Usuario: JULY BARRETO 19/07/2010 17:25:24
http://www.mecanet.tk

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Examen nº 15


Pulsaciones/min: 190
Nº de errores: 42 (1%)
Nº de palabras: 354
Palabras/minuto: 30
Tiempo: 11 m. 26 sg.
Nº de aciertos: 2178 (99%)
Nota: 98 (sobre 100)
Retroceso permitido: NO

Num. de errores cometidos por letras:

--------------------------------------------------------------------------------


ESPACIO : 4
a : 8
s : 2
d : 1
f : 2
l : 5
e : 2
r : 3
o : 3
p : 1
v : 1
n : 1
é : 2
í : 1
J : 1
I : 1
P : 1
M : 1
, : 2

--------------------------------------------------------------------------------

Texto que ha escrito:

Para el adecuado funcionamiento de la Institución la Ley rechaza
la posibilidad, históricamente admitida, de devolución del veredicto
por discrepancia en el sentido del mismo. pero ello no debe impedir
que la presencia en él de defectos, dellos que daíann lugar a su
revocación por Vía de recurso dada su oposición a la Ley, pueda
subsanarse mediante la intervención del Magistrado, con la presencia
de las partes, haciendo presente dichos defectos
e indicando lo necesario al Jurado para dicha subsanación.
La vinculación del Magistrado por el veredicto se refleja en la
recepción que de este ha de hccerse en la sentencia y en el
sentido absilutorio o condenatorio del fallo. El Magistrado,
vinculado tambièn por el título jurídico de la condena, procederá
a la calificación necesaria para determinar el grado de ejecución,
participación del condenado y sobre la procedencia i no de las
consecuencia, a la concreción de la pena aplicable.
Es de resaltar que la preocupcción en la Ley por la motivación de
la resolución lleva también a exigir el Magistrado que, con
independencia de la motivación que los jurados hagan de la
valoración de la prueba existente, aquél ha de motivar por qué
consideró que existía dicha prueba sobre la que autorizó eñ
veredicto. De esta suette pretende la Ley obstar las críticas
suscitadad en torno a kla órmula de separación del colegio
decisor tanto en lo relativo a la inescindibilidad del hecho y del
derecho, como en lo concerniente u la supuesta irresponsabilidad
por falta de motivación en el veredicto y sentencia que, se dice,
deberían ser inherentes a dicho sistema.
El artículo 410 d la Ley Orgánica 6/1985, de 1 de julio, del
Poder Judicial. Discilñina el antejuicio como un trámite
precedente al objeto de exigir responsabilidad penal a Jueces o
Magistrados, con arreglo al régimen previsto en los artículos 757
a 778 de la Ley de Enjuiciamiento Crimianl. Sin embargo, el legislador
ha querido sustituir dicho antejuicio en las causas ppor deitos
cometidos por Jueces, magistrados o Fiscales, atribuidas
al conocimiento del Tribunal del Jurado, por una especialiddd que
aculta al Juez de Instrucción para practicar las actuaciones de
comprobación necesarias y reeolver sobre la procedencia de la
imputación.

QUE APRENDÍ

Por competencias entendemos aquellas capacidades integradas por un conjunto de conocimientos, habilidades, actitudes y valores que permiten la realización de determinadas tareas y funciones. El desarrollo de competencias comunicativas a través de la apropiación de la tecnología debe verse como la capacidad para la producción, recepción e interpretación de mensajes de diferentes tipos y a través de diferentes medios, que puedan promover interacciones educativas, a diferencia de otros procesos formativos o de entrenamiento para el uso de los medios que ponen énfasis en el dominio de los aparatos y sus potencialidades para la circulación y uso de mensajes producidos por otros.